À medida que uma empresa cresce, os diretores geralmente são desafiados a manter a eficiência dos negócios, pois os processos podem se tornar mais complexos. Os gerentes de primeira viagem geralmente precisam lidar com gerenciamento de pessoas, finanças, marketing, operações e muito mais, e a maneira mais fácil de lidar com essas informações é com uma planilha clássica.
Eles certamente têm seu valor e podem até ser uma boa solução dependendo da aplicação. No entanto, os serviços online podem, definitivamente, trazer maior grau de automação, uniformidade, velocidade e conveniência aos diversos processos operacionais de uma empresa. Uma vez que você é capaz de fazer isso, há muito espaço disponível para outras atividades importantes. Aqui está uma lista de 11 serviços e ferramentas online para melhorar o dia a dia de diretores, gerentes e assistentes.
Armazenamento de arquivo
A coleta de informações de uma empresa requer espaço de armazenamento, e a computação em nuvem traz mais do que apenas mais espaço. Além de oferecer diferentes opções de tamanho de armazenamento, o Google Drive também permite que os usuários personalizem as opções de compartilhamento, editem arquivos simultaneamente e sincronizem pastas com o explorador de arquivos do computador, ampliando as possibilidades de edição de arquivos usando softwares instalados e até offline.
Planilha
As empresas geram grandes quantidades de dados. Quando estamos falando de serviços e ferramentas prontos para uso, as planilhas podem fornecer uma ótima solução para organizar, classificar e trabalhar com seus números administrativos. Da maneira certa, suas informações podem fornecer insights importantes, agilizar processos e ajudar a disseminar conhecimento. No entanto, tirar o máximo proveito das formas tradicionais não é fácil. O Planilhas Google é mais simples, com um painel de ferramentas compacto que facilita a edição. Assim como um editor de planilhas tradicional, ele fornece ferramentas como funções, gráficos e plugins para tornar suas planilhas mais funcionais e elegantes. O compartilhamento também é mais fácil, para que os colaboradores possam acessá-los ou editá-los ao mesmo tempo.
Formulário de pesquisa
Às vezes, os gerentes precisam que as pessoas insiram dados pessoais ou coletem grandes quantidades de informações, como registros pessoais de funcionários, ou peçam sua opinião sobre assuntos importantes. O Google Forms oferece uma solução inteligente para pesquisas simples e criativas.
O editor de formulários permite que os criadores dividam o formulário em seções e definam regras para pular seções com base na resposta. Além disso, além das respostas de texto, existem diferentes tipos de respostas, como múltipla escolha, caixa de seleção, lista suspensa, escala linear e entrada de data/hora e perguntas de upload de arquivos. Os designers de formulários também podem configurar a validação para padronizar respostas a formatos específicos, adicionar imagens e vídeos para dar suporte a seções e personalizar temas de cores. Você pode até usar o formulário como um questionário, atribuindo pontos às perguntas e permitindo a postagem ou a autoavaliação.
Fonte
Quer trazer algo novo, criativo e rápido para sua busca? Typeform é exatamente isso. Em sua página de exemplo, eles afirmam ser úteis para 24 formas de ideias, categorizadas como informações, insights, registro, pagamento, conhecimento etc. O Typeform fornece uma plataforma altamente personalizável que permite aos usuários criar formulários de contato impressionantes, questionários de marca, pesquisas de satisfação post-mortem, formulários de registro, notas de entrega, questionários, pesquisas de políticas e muito mais.
A plataforma de edição de formulários é dividida em 5 seções: Construir (seção de criação de perguntas com vários tipos de perguntas e regras para tornar seus formulários mais inteligentes), Design (definir cores, fontes e imagens de fundo), Configurar (configurações gerais, integração, notificações de resposta, progresso barras, mensagens personalizadas e assistentes, etc.), compartilhamento (diferentes formas de conectar formulários aos respondentes, como links diretos, incorporações de sites, corpos de e-mail ou até mesmo em aplicativos de bate-papo) e análises (verificar resultados e obter área do relatório da sua mesa).
Seu charme especial é que ele insere automaticamente atalhos de teclado para qualquer resposta possível, para que você não precise mover as mãos do teclado para o trackpad ou mouse. Além disso, a rápida transição entre as perguntas oferece uma experiência prática e eficiente que não faz com que os respondentes abandonem seus formulários.
Controle de tempo e faturamento
Gerenciar equipes de projeto e controlar o tempo pode se tornar uma bagunça se você não for organizado. Se você confia em relatórios de e-mail, notas, mensagens online ou até mesmo em suas próprias memórias, a tarefa de coletar horas de trabalho pode ser esmagadora. As planilhas podem ajudá-lo com isso, mas pode se tornar repetitivo e demorado. Embora o Resource Guru seja um aplicativo projetado para gerenciar recursos de negócios, como dispositivos, salas, projetos e clientes, seu carro-chefe é o gerenciamento de pessoas e o rastreamento de tempo.
Usando o Resource Guru, os gerentes de projeto podem obter suporte de suas equipes inserindo o tempo gasto trabalhando sozinho na plataforma, deixando apenas as atividades de verificação dupla para os gerentes, e até mesmo essa tarefa pode ser facilmente tratada com recursos de filtragem. O aplicativo tem uma página de projeto, outra página para clientes que podem atribuir projetos e outra página para recursos, que podem ser pessoas, salas, linhas de teleconferência, etc. Aloque seu tempo de trabalho para um ou diferentes projetos, defina-os para serem cobrados ou não, atribua folgas e muito mais. Por fim, na página do relatório, os gerentes ou diretores financeiros podem coletar resultados de diferentes períodos e filtrar de acordo com suas necessidades.
Favo de mel
A tarefa de faturar clientes vai muito além do faturamento. Se você é um CFO ou assistente e muitas vezes se perde em arquivos de planilhas, Hiveage é o serviço para você. Ajuda a automatizar o processo de criação, cópia, envio e acompanhamento de faturas de forma profissional e elegante. Além disso, você pode gerenciar seus registros de clientes, integrar-se a métodos de pagamento, acessar relatórios financeiros, fornecer estimativas de taxas projetadas, configurar faturamento recorrente e cobrança de assinaturas, gerenciar equipes e acompanhar o rastreamento de tempo.
Livro novo
O Freshbooks é um software completo de contabilidade em nuvem que fornece ferramentas de faturamento, rastreamento de despesas comerciais e tempo da equipe, gerenciamento de projetos, estimativas, integração de pagamentos, relatórios e muito mais. Usando ferramentas de gerenciamento de projetos, funcionários, contratados e clientes podem ser adicionados às equipes para discutir e decidir sobre projetos. Na seção de cobrança, o Freshbook permite que você crie faturas com aparência profissional em segundos. Com um aplicativo móvel, a produtividade da sua empresa está sob controle, pois você pode acompanhar seu trabalho e ficar conectado com seus clientes a qualquer hora, em qualquer lugar.
Google reservado
Listas de tarefas e notas adesivas são sempre úteis, mas podem ser ainda mais úteis quando você as integra em um lugar ao seu alcance, mesmo quando não está no escritório. Notas pequenas e instantâneas são necessárias, mas precisam ser facilmente acessíveis. Precisa fazer uma lista de compras na frente do seu laptop, mas precisa adicionar itens ao sair? Precisa pegar o cartão de visita de alguém, mas não quer que ele se perca na galeria do seu smartphone? Sem tempo para digitar? O Google Keep é apenas o aplicativo para você.
O Google Keep cria notas de texto simples, links, listas com caixas de seleção, imagens e áudio que podem ser transcritos. Você também pode adicionar lembretes baseados em horário ou local (acionar lembretes quando o usuário chegar a um local predeterminado) e alterar a cor da nota. As notas podem ser compartilhadas com outros colaboradores para suporte e acompanhamento das pessoas. Este aplicativo multiplataforma permite que os usuários acessem suas anotações a qualquer momento e nunca deixem nada para trás. Os usuários do Android podem até adicionar um widget à tela inicial para não perder nada.
Trello
O Trello é uma maneira fácil de organizar notas que na verdade são chamadas de cartões. A área de organização dos cartões é o quadro: eles podem ser criados por tema, projeto, equipe, etc. Dentro de cada quadro, listas podem ser criadas para refletir o estágio do cartão, status, etc. Diferentes informações podem ser fornecidas para cada cartão, como título, descrição, data de vencimento, lista de caixas de seleção, rótulos, anexos, etc.
Por exemplo, um departamento financeiro pode criar um comitê de compras onde cada lista de verificação é uma etapa, como atendimento de pedidos, pagamento aceito, envio e entrega. Com o tempo, os cartões com detalhes de compra mudam de acordo com o status.
Recrutamento e seleção
A seleção é um processo que envolve o gerenciamento de grandes quantidades de informações, como inscrições de candidatos, currículos, etapas, etc. Às vezes, mais de uma pessoa está envolvida. Usar planilhas tradicionais para organizá-lo e usar e-mails regulares para se comunicar com candidatos e outras partes interessadas pode se tornar o pesadelo de um gerente de contratação. O Recruiterbox é um serviço intuitivo que oferece um conjunto completo de ferramentas para gerenciar de forma abrangente o processo de seleção.
Em seu painel, você pode acessar seus trabalhos e criar novos. Como a ferramenta permite diferentes níveis de permissão para cada usuário, apenas as aberturas atribuídas a você podem estar visíveis. Em uma vaga de emprego, você pode visualizar detalhes da inscrição, gerenciar candidatos, definir fluxos de trabalho de recrutamento, atribuir usuários e muito mais. Na página de candidatos, você pode acessar e mover candidatos passo a passo – como revisão de currículo, agendamento de entrevistas, revisão de entrevistas e muito mais. – Também pode ser personalizado de acordo com suas necessidades. A plataforma também permite a criação de templates de e-mail que podem ser compartilhados com outros usuários e enviados em massa para diversos solicitantes. Ele também fornece uma página de relatórios para obter informações importantes de sua experiência de recrutamento, como origem do candidato, desempenho do entrevistador, velocidade do movimento do palco, tempo de contratação e muito mais.
Comunicar
As mensagens instantâneas nunca fizeram parte de nossas vidas como nos últimos anos. Não podemos dizer que isso só acontece em nossas vidas pessoais. Na verdade, está se espalhando em ambientes corporativos. Embora estejamos sempre conectados ao nosso aplicativo de mensagens para smartphone, precisamos ter um dedicado ao nosso negócio. O Slack é exatamente o que as empresas precisam para melhorar a eficiência da comunicação, dividindo-a em equipes para todos na empresa ou filial.
É claro que softwares como esse não apenas permitem conversas entre todos os membros da empresa, mas dentro da equipe é possível criar diferentes canais com diferentes propósitos. Com uma conta, você pode se concentrar em todas as suas equipes. Uma das coisas que torna o Slack interessante é o acesso a integrações: aplicativos e softwares externos que podem ser anexados à sua equipe e acionados por comandos de barra ou bots para aumentar ainda mais sua produtividade quando em uso.
Hangouts do Google
Após o recente boom tecnológico, as ligações telefônicas não são a maneira mais eficiente de manter as equipes sincronizadas. As reuniões presenciais têm a capacidade de eliminar possíveis falhas de comunicação, principalmente em empresas que oferecem serviços remotos. O Google Hangouts é uma das melhores e mais eficientes maneiras de enviar mensagens instantâneas e fazer chamadas de áudio e vídeo com pessoas de todo o mundo.
Durante uma chamada, vários contatos podem ser adicionados e o software destacará automaticamente a pessoa na chamada. Durante uma chamada de vídeo, os participantes podem silenciar o microfone, desligar a câmera e até compartilhar sua tela para exibir outros aplicativos ou apresentações.