Se você chegou a esta página, provavelmente está procurando uma maneira de parar de procrastinar, e o truque rápido da motivação compulsiva não está funcionando. A razão é que sua procrastinação não é realmente uma questão de motivação, é falta de clareza.
A clareza é algo com que nos preocupamos muito na Asana, porque alcançar a clareza é a chave para bons resultados. O problema é que a clareza não é espontânea. Uma ferramenta dedicada e uma estrutura de boa visibilidade são necessárias para evitar a fragmentação e desbloquear trabalhos importantes e de alto impacto. Neste artigo, mostraremos como a falta de clareza sobre a importância do seu trabalho pode levar à procrastinação e o que você pode fazer para impedir isso.
Por que procrastinamos?
A procrastinação é uma forma de inconsistência de tempo, uma preferência inconsciente por gratificação imediata sobre potenciais recompensas futuras. Mesmo que você saiba que precisa fazer algo e, portanto, não deve procrastinar, é mais tentador fazer algo agora e obter gratificação imediata do que se concentrar em seus objetivos de longo prazo.
Parte da solução é trazer gratificação instantânea para projetos de longo prazo. Como líder de equipe, você pode implementar comemorações e feedback em seu trabalho diário. Com a Asana, demos um passo adiante e adicionamos uma celebração às nossas ofertas. Afinal, todos podem se divertir com os unicórnios que voam pela tela de vez em quando.
A procrastinação não é igual à preguiça.
Existem várias razões para a procrastinação no trabalho, que varia de pessoa para pessoa. Esses motivos geralmente incluem:
- Preguiçoso
- Falta de autocontrole
- Medo do fracasso
- Formação de maus hábitos
- Perfeccionismo
- Sentindo que o trabalho não é urgente
- Confusão da demanda
- Negativo sobre si mesmo
- Medo de projetos complexos ou exaustivos
- Executar tarefas simultaneamente.
Quase todas essas razões decorrem de uma barreira central à procrastinação: a falta de clareza. Devido à falta de uma conexão clara com a importância do seu trabalho, você pode ter desenvolvido o hábito de procrastinar. Isso não é preguiça, é um problema solucionável.
Problema de procrastinação
A inconsistência com o tempo desempenha um grande papel na procrastinação no trabalho. O trabalho que você faz geralmente contribui para um projeto maior ou propósito organizacional. No entanto, dependendo da sua função, esse objetivo pode parecer muito distante do seu trabalho diário. É difícil encontrar motivação para fazer este trabalho quando você não sabe o quão importante é.
O problema é a falta de clareza. Você se sentirá mais motivado quando entender e ver claramente a conexão direta entre o trabalho que você faz e o impacto em sua equipe ou organização. No entanto, isso é difícil de conseguir. De fato, de acordo com nossa pesquisa, apenas 26% dos funcionários têm uma compreensão clara de como seu trabalho se relaciona com os objetivos da empresa.
Ao entender como seu trabalho se alinha aos objetivos da empresa, você pode obter uma visão mais clara do seu impacto em sua equipe e seus negócios, simplificando a tomada de decisões. Você pode priorizar cuidadosamente as tarefas importantes com base nos planos que têm o maior impacto nos objetivos da sua empresa. No entanto, certifique-se de que esses objetivos não sejam muito distantes ou amorfos. Combater a procrastinação requer estabelecer uma conexão clara entre seu trabalho e os objetivos da empresa.
Como resolver problemas pouco claros
Para resolver problemas pouco claros, você pode fazer uma das duas coisas:
Defina metas para uma equipe ou departamento. Se você ou os membros de sua equipe tiverem dificuldade em ver a conexão entre o trabalho individual e as metas mais amplas da empresa, considere criar metas departamentais ou de equipe. Dessa forma, é mais fácil traçar uma linha entre seu trabalho e os objetivos de sua equipe para entender seu impacto pessoal.
Vincule claramente seu trabalho pessoal aos objetivos da empresa. Mesmo que você não consiga criar metas de equipe ou empresa, procure uma maneira de visualizar como seu trabalho se conecta diretamente às metas gerais de sua empresa. Por exemplo, você pode entender melhor o impacto do trabalho entendendo como ele afeta os projetos que contribuem para os objetivos gerais da empresa. Você pode fazer isso com uma plataforma de gerenciamento de metas como a Asana.
Sete dicas para parar de procrastinar
Para combater a procrastinação no trabalho, defina metas de curto prazo para equipes e departamentos ou estabeleça uma linha entre seu trabalho pessoal e as metas gerais da empresa. Comece tentando estas sete dicas:
1. Vincule tarefas a metas
A melhor maneira de parar de procrastinar é ter uma compreensão clara de como seu trabalho contribui para os objetivos da equipe ou da empresa. Quando você chega a esse nível de clareza, o trabalho se torna significativo. Em vez de trabalhar para o trabalho, contribua para o quadro maior.
Idealmente, essa visão deve estar relacionada à sua paixão. No entanto, mesmo que isso não aconteça, apenas entender como seu trabalho se relaciona com o quadro geral faz muito sentido. Em vez de lutar contra inconsistências de tempo, o trabalho que você normalmente adiaria agora tem um valor claro.
2. Prioridades claras
Os prazos mudam inevitavelmente, o que pode acontecer quando um projeto sofre desvio de escopo, outro recebe prioridade mais alta ou os líderes de equipe realocam recursos com base em necessidades mais urgentes. Mas quando você sabe quais trabalhos são mais importantes, você será mais capaz de gerenciar suas prioridades de forma proativa. Dessa forma, quando os prazos e cronogramas mudarem, você entregará claramente um trabalho que gera resultados importantes.
Definir prioridades explicitamente é um método eficaz contra a procrastinação porque ajuda você a ver claramente o trabalho mais importante. Quando as prioridades são claras, você percebe que está fazendo apenas o que é importante. Em vez de sentir que está desperdiçando seu tempo, você percebe por que seu trabalho é importante.
3. Combata o perfeccionismo com metas
Às vezes, os procrastinadores crônicos são, na verdade, perfeccionistas. Nesses casos, a pressão para fazer o trabalho perfeito gera sobrecarga, o que leva à procrastinação. No entanto, como a maioria dos tipos de procrastinação no trabalho, o perfeccionismo pode ser abordado com mais clareza.
Foco no impacto
Se o perfeccionismo é um problema para você, pode ser útil ter uma compreensão clara do impacto do seu trabalho. Em vez de buscar a perfeição, concentre-se em completar a tarefa em mãos para contribuir da melhor maneira possível para os objetivos da empresa. Aqui está a ideia:
Imagine que você está criando uma animação educacional para a página inicial do seu site. Seu perfeccionista interior entra em pânico quando você percebe que muitas pessoas verão o trabalho. Isso porque você foca nos resultados e considera todas as pessoas que vão assistir ao vídeo. Em vez disso, concentre-se no propósito e no impacto do vídeo. O objetivo da animação é comunicar os benefícios do produto de sua empresa para aqueles que não estão familiarizados com ele, e seu impacto é a educação. Ao mudar suas prioridades para essa influência, você pode reduzir o estresse do perfeccionismo e se concentrar no trabalho.
Defina “pronto”
Outra boa estratégia para combater o perfeccionismo é definir o que significa “pronto”. Esta é uma técnica usada pelas equipes Scrum para progredir rapidamente. Ao definir e ater-se ao que significa “pronto”, você pode criar um ponto em que o trabalho pode parar, seja 100% perfeito ou não. Na dúvida, lembre-se de que feito é melhor que perfeito.
4. Divida grandes planos em tarefas menores
Às vezes é difícil ver claramente como e quando você vai terminar um grande projeto. Portanto, há uma tentação de simplesmente adiá-lo. A abrangência do programa torna difícil entender todas as engrenagens e conectá-las a objetivos mais amplos. Em vez de ficar sobrecarregado com a enormidade de uma tarefa ou projeto, divida o trabalho em partes menores e use ferramentas de gerenciamento de projetos para rastreá-lo e organizá-lo.
Dividir grandes lotes de trabalho em partes menores também é útil, pois você pode não ser responsável por todos os aspectos de um grande plano. Por exemplo, se você estiver escrevendo um eBook, será responsável por projetar, redigir e editar o trabalho. No entanto, o ebook deve ser projetado por outra pessoa e a editora o aprova. Dividir o plano Criar eBook em várias tarefas facilita o início e a obtenção de uma visão clara de quem está fazendo o quê e quando.
5. Compile todas as tarefas pendentes
Mesmo que você não esteja envolvido em um planejamento complicado, ainda é útil ter uma lista de todas as tarefas pendentes. Sem uma forma clara de visualizar as tarefas a serem feitas, é muito comum ficar sobrecarregado e perder o controle do trabalho que deve ser feito. De acordo com nossa pesquisa, 26% dos prazos são perdidos a cada semana.
A coleta de cada tarefa é uma estratégia da abordagem de conclusão de tarefa (GTD). Depois de ter uma ideia clara do que está tentando realizar, fica mais fácil organizar, priorizar e executar. Certifique-se de usar o aplicativo de backlog em vez de uma lista escrita para monitorar o trabalho. Embora marcar itens em sua lista seja divertido, o rastreamento no aplicativo ajuda você a classificar e priorizar seu trabalho, adicionar mais contexto às suas tarefas mais importantes e compartilhar com os membros da equipe.
6. Defina um prazo
A falta de uma visão clara de quando as tarefas devem ser concluídas pode levar à tentação de adiar o trabalho. Prazos claros facilitam a compreensão de quando as tarefas devem ser concluídas, permitindo um planejamento adequado para garantir que o trabalho seja concluído no prazo. No final das contas, é impossível fazer um bom trabalho se você não souber o prazo de conclusão.
Depois de coletar todas as tarefas no backlog, certifique-se de que cada item tenha uma data de vencimento associada a ele. Esta é também uma oportunidade para identificar o trabalho de menor prioridade para você. Se você encontrar uma dessas tarefas, adie o trabalho até ter mais tempo disponível ou delegue a tarefa a outra pessoa.
Este processo não deve ser feito apenas uma vez. Categorize rapidamente o trabalho no final do dia e defina datas de vencimento para quaisquer novas tarefas. Dessa forma, você estará mais bem preparado quando começar a trabalhar no dia seguinte.
7. Experimente estas estratégias de gerenciamento de tempo
Depois de obter maior clareza, você pode se sentir mais motivado. No entanto, ainda há dias em que você precisa de mais suporte para se concentrar em uma tarefa. Nesse caso, tente uma estratégia de gerenciamento de tempo para reduzir a execução de tarefas simultâneas e alcançar o estado de streaming.
- Abordagem Get Things Done (GTD). A abordagem GTD (Getting Things Done) é baseada na ideia de que quanto mais informações você precisa monitorar, menos produtivo e focado você será. Em vez de confiar em seu cérebro, o método GTD incentiva o armazenamento de todas as informações relacionadas ao trabalho em um centro de referência central externo organizado.
- Técnica Pomodoro. A Técnica Pomodoro alterna trabalho e descanso. Um Pomodoro consiste em 25 minutos de trabalho, seguidos de uma pausa de 5 minutos. Após 4 Pomodoros, você deve fazer períodos de descanso mais longos. Ao trabalhar em curtos períodos de tempo, você será mais capaz de se manter produtivo enquanto se mantém motivado.
- Bloco de tempo. O bloqueio de tempo é uma estratégia de gerenciamento de tempo em que você pode agendar todas as partes do seu dia. Usando limites de tempo, você pode efetivamente dividir sua semana de trabalho em períodos menores durante os quais você pode verificar e-mails, trabalhar em projetos, fazer pausas e até se exercitar.
- Caixa do tempo. Timeboxing (duração predefinida) é uma estratégia de gerenciamento de tempo orientada a objetivos que ajuda a aumentar a produtividade e reduzir a procrastinação. Uma caixa de tempo representa o objetivo de concluir uma tarefa específica dentro de um período de tempo predefinido.
- Regra de 2 minutos. A regra dos 2 minutos é uma estratégia simples de gerenciamento de tempo: se uma tarefa pode ser feita em menos de dois minutos, faça-a agora. Essa abordagem se concentra em pequenas tarefas, acreditando que se você se livrar delas rapidamente, terá mais tempo e capacidade mental para trabalhos de maior impacto.
Crie clareza para não procrastinar
Embora você possa tentar sair da procrastinação sendo teimoso (adotando uma atitude de “apenas faça”), essas estratégias só funcionarão no curto prazo, na melhor das hipóteses. A maneira mais eficaz de parar de procrastinar a longo prazo é vincular seu trabalho a um propósito mais amplo.
Tal como acontece com outras habilidades de desenvolvimento pessoal, leva tempo para parar de procrastinar. Se for um hábito que você desenvolveu há muito tempo, não espere que desapareça da noite para o dia. Em vez disso, reserve um tempo para criar clareza para você e sua equipe. Quando você tiver uma compreensão clara de sua importância, ficará cada vez mais motivado para fazer o trabalho.