A gestão do dinheiro é importante
Os primeiros anos de qualquer novo negócio são críticos para seu sucesso a longo prazo, com muitos desafios a serem superados e lições a serem aprendidas.
Problemas de fluxo de caixa e má gestão financeira são as principais razões para o fracasso de negócios em estágio inicial. Algumas empresas têm um planejamento ruim, algumas têm metas muito altas ou muito baixas, algumas não conseguem acompanhar os custos e algumas não buscam pagamentos.
Ao entender as armadilhas, você pode maximizar suas chances de sucesso nos negócios. Assim, você pode gerenciar as finanças da sua empresa com cuidado e ficar de olho no seu fluxo de caixa.
Tomar medidas inteligentes e práticas ajudará você a controlar os gastos e expandir seus negócios sem assumir muito risco financeiro. Aqui estão algumas dicas úteis para você considerar.
Use o planejamento financeiro e a previsão
É útil ter um plano ou estrutura financeira para acompanhar a situação financeira dentro e fora da empresa. Por exemplo, seu modelo de negócios pode ser gastar:
- 50% da receita de taxas (como folha de pagamento ou suprimentos)
- 30% da receita vem da construção do negócio (por exemplo, expansão de equipamentos ou custos de contratação)
- 20% da receita futura para o desenvolvimento de novos produtos e serviços
Diferentes planos estão disponíveis para diferentes empresas e você deve discutir com seu contador para descobrir qual plano é melhor para você.
Mas as coisas vão mudar. Quando isso acontece, seu plano financeiro também deve mudar. Tente fazer previsões simples para o seu negócio pelo menos seis meses no futuro. Seja realista e tente estimar quanto você vai vender e quanto vai gastar. Conecte esses números ao seu plano financeiro e veja se os resultados ainda se aplicam ao seu negócio. Caso contrário, talvez seja necessário alterar seu plano.
Ambicioso, mas realista
Ambição e entusiasmo são características importantes de empreendedores e gestores. Mas é também a capacidade de tomar decisões financeiras racionais com base em fatos. Quando você inicia um novo negócio, a sensação de controle pode ser emocionante. Não restringido pelo emprego, você pode tomar qualquer decisão financeira que desejar. Algumas dessas decisões serão boas. Outros não.
Como qualquer outra área da vida, aprender a administrar um negócio vem da experimentação, do sucesso e de erros ocasionais. Os erros são importantes – se você ler a autobiografia ou biografia de qualquer empreendedor de sucesso, os erros serão altamente enfatizados.
Mas os empreendedores de sucesso têm duas coisas em comum: eles aprendem com seus erros e cometem erros pequenos o suficiente para se recuperar deles financeiramente.
Esta é uma abordagem pragmática para fazer negócios. Poucas grandes empresas se tornam grandes da noite para o dia. Eles cresceram por um tempo e tiveram contratempos ao longo do caminho. Assumir riscos ocasionalmente faz parte de um bom negócio. Não correrá riscos desnecessariamente grandes.
Faça um gráfico do seu fluxo de caixa
Um bom software de contabilidade pode mapear as entradas (vendas de bens ou serviços) e saídas (contas a pagar) para o seu negócio. Ele permitirá que você altere o período de tempo e outras variáveis para que você possa realmente ver o que está acontecendo. Se você observar esses gráficos durante um período de semanas e meses, terá uma ideia do fluxo de caixa dentro e fora do negócio.
Obviamente, você precisa de mais entrada do que saída para ser lucrativo. Mas o tamanho da diferença é o que importa. Isso muda com o tempo, pois poucas empresas são consistentemente lucrativas dia após dia. Alguns meses ou semanas serão bons, outros não. Observar o gráfico ajudará você a entender o padrão à medida que esses valores mudam.
A diferença entre receitas e despesas costuma ser pequena? Você às vezes mergulha em território negativo? Durante esses períodos, sua empresa pode estar em risco de problemas de fluxo de caixa. Tente descobrir o que está causando isso em um momento específico. Então, você pode tentar reestruturar alguns aspectos do seu negócio para evitar uma recessão.
Faça pequenos ajustes para ajustar o fluxo de caixa
Sempre que possível, você deve ter dinheiro suficiente para sustentá-lo por cerca de três a seis meses. Dessa forma, se você estiver com dificuldades por um mês ou dois, isso não deve afetar muito o seu negócio. Mas não entre em pânico se seu fluxo de caixa estiver causando problemas em determinadas épocas do mês ou do ano. Você pode melhorar isso sem grandes mudanças. Por exemplo:
Considere negociar diferentes datas de pagamento para seus fornecedores para alinhar melhor as entradas e saídas
Tente reduzir o período de pagamento de contas em um ou dois dias para incentivar seus clientes a pagar mais rápido
Entenda o impacto negativo do estoque em um back office ou armazém – ele consome espaço e receita
Construa uma boa linha de crédito comercial para que você possa obter dinheiro extra de curto prazo, se precisar
Gerencie a dívida da empresa
A dívida é um fato da vida para muitas empresas. Isso pode ser um financiamento inicial, um empréstimo de equipamento de capital ou uma hipoteca comercial. Poucas empresas estão completamente livres de dívidas. Pedir dinheiro emprestado faz sentido se o custo do empréstimo for menor do que o retorno que sua empresa gera ao usar o dinheiro.
Também faz sentido focar nos custos de empréstimos. Isso é especialmente verdadeiro para empréstimos de taxa variável, que podem mudar por vários motivos, alguns dos quais podem estar apenas nas letras miúdas do contrato de empréstimo.
Avalie suas dívidas regularmente. Analise os custos de reembolso, veja se suas circunstâncias mudaram e decida se você precisa reduzir ou aumentar o financiamento da dívida. Não se esqueça de comprar ao redor. Pergunte ao seu contador para ver se há uma maneira melhor de obter um empréstimo. Transferir sua dívida para um credor diferente às vezes pode economizar muito dinheiro.
Revise as taxas regularmente
É importante ficar de olho nas despesas do seu negócio. Um bom software de contabilidade permite que você crie rapidamente relatórios úteis, como:
- Relatório de Lucros e Perdas: Mostra as receitas, despesas e lucros da sua empresa ao longo do tempo
- Relatório do Balanço Patrimonial: Mostra Ativos, Passivos e Patrimônio Líquido
- Relatório de Demonstração do Fluxo de Caixa: Mostra o fluxo de caixa dentro e fora do negócio
- Relatórios de contas a pagar e a receber: mostra quanto sua empresa deve
- Relatório de depreciação: fornece um detalhamento do valor dos ativos da sua empresa
- Fique de olho também na sua folha de pagamento, mesmo que você terceirize parte dela. Para uma empresa em crescimento, isso geralmente é mais complicado do que o esperado.
Revise-os regularmente, de preferência com a ajuda de seu contador ou consultor financeiro, que pode atuar como uma caixa de ressonância.
Lembre-se de separar suas finanças pessoais e de trabalho: use cartão de crédito e contas bancárias separadas para despesas relacionadas a negócios. Isso facilita o acompanhamento dos custos da sua empresa e a identificação de baixas de impostos comerciais.
Cinco perguntas a fazer antes de licitar um grande contrato
Não corra até conseguir andar. Se o seu negócio está indo bem e você tem a chance de licitar um ótimo novo contrato, pare e pense sobre isso primeiro. Pode ser tentador estar “acima do peso” e buscar o prestígio associado a um grande contrato. Mas esta pode não ser a escolha certa para você.
Faça algumas perguntas a si mesmo antes de licitar.
- Se eu ganhar a licitação, tenho pessoal para executar o contrato? Se não, tenho que contratar novos funcionários ou usar empreiteiros?
- Tenho fundos para comprar algum equipamento novo necessário?
- Como o novo contrato afetará meus negócios atuais: Posso ignorar meus clientes existentes?
- O que acontece quando o contrato é rescindido ou rescindido antecipadamente?
- E se demorar muito para um novo cliente pagar?
Às vezes é melhor criar vários clientes menores do que tentar registrar um ou dois clientes maiores. Dessa forma, seu fluxo de caixa pode ser mais previsível. E se o contrato terminar repentinamente ou você tiver problemas de pagamento, é improvável que isso atrapalhe seus negócios.
Conheça o verdadeiro custo do dinheiro
O dinheiro que você ganha é obviamente valioso para o seu negócio, mas também o é o dinheiro que você gasta. A relação custo-benefício é importante de duas maneiras:
- Pague todas as contas em dia para evitar cobranças de juros e impactar negativamente sua pontuação/classificação de crédito
- Veja os prós e contras de aceitar diferentes métodos de pagamento, como dinheiro, cartão de crédito, PayPal e outros – as taxas de cobrança podem afetar suas margens de lucro, mas a conveniência ajuda seus clientes a pagar você
- Pesquise os custos associados à compra ou locação de equipamentos, pois pode haver custos ocultos de manutenção ou danos, sem mencionar os diferentes efeitos em sua conta de impostos.
- Economize dinheiro estudando leis tributárias, requisitos de seguro e fundos de aposentadoria por conta própria
- Se você puder reduzir o custo do pagamento, considere o escambo (transação de bens e serviços) – mas observe que muitos países tratam isso como uma transação tributável
Um bom software de contabilidade detalhará sua conta para que você possa ver o custo monetário dos recebimentos e pagamentos da sua empresa.
Ajuste seu lucro e obtenha o preço certo
Quão lucrativo é o produto ou serviço que você vende? Se você estiver no setor de serviços, isso pode ser difícil de quantificar, a menos que você use subcontratados para fazer o trabalho real para você. Mas é mais fácil para os varejistas. Algumas pessoas podem simplesmente aplicar um lucro de 50% ao preço de custo e vender um item por $ 30 que custaria $ 20 para comprar.
Essas técnicas básicas de precificação são atraentes devido à sua simplicidade, mas geralmente há opções melhores. Você pode precificar seu produto ou serviço com mais precisão se entender a elasticidade do preço ou a sensibilidade ao preço dos itens que vende.
Por exemplo, digamos que você precifique um item a R$ 50 e venda 80 unidades em uma semana. Se eles gastarem US $ 20 cada na compra, US $ 4.000 parece muito bom. Mas se você os custasse $ 30, você venderia 300? Ou se você os colocasse no preço de $ 60, você venderia 70 deles?
Não há uma resposta fácil. Isso dependerá da conveniência do produto, da localização e visibilidade do negócio, da eficácia do marketing e das políticas de preços dos concorrentes.
Tudo o que você pode fazer é experimentar. Teste preços diferentes por uma ou duas semanas e acompanhe quanto estoque você pode vender dentro de cada faixa de preço. Use um bom software de contabilidade para comparar receitas e lucros em produtos com preços. Lembre-se de levar em consideração quaisquer mudanças sazonais, despesas gerais e outros fatores. Com alguns ajustes, você poderá lucrar o máximo possível com os itens que vende.
Recuperar o dinheiro que você deve
Aprenda a importância de ser pago em dia para não deixar dinheiro na mesa. Use seu software de contabilidade para criar resumos de folha de pagamento para ver quem paga mais por mais tempo. Em seguida, siga-os educadamente e continue seguindo-os até que eles paguem. Limpe as condições de pagamento da fatura e as datas de vencimento para evitar qualquer confusão.
Se você tiver muitas faturas para perseguir, considere usar um agente de factoring. Eles podem garantir o pagamento de faturas em um determinado número de dias comprando um livro de contas a receber com desconto. No entanto, isso pode custar uma parcela significativa da conta total, e algumas agências não incluem o rastreamento de dívidas incobráveis. Em alguns casos, porém, essas agências podem ajudar a estabilizar seu fluxo de caixa.
Coloque a gestão financeira no centro do seu negócio
Gerenciar suas finanças e fluxo de caixa não deve ser uma reflexão tardia. Deve ser uma parte fundamental da sua estratégia de negócios.
Para ser um empreendedor de sucesso, você deve ter uma sólida compreensão dos números que impulsionam o seu negócio. Isso lhe dará o conhecimento necessário para manter seu negócio funcionando e, no devido tempo, ajudá-lo a crescer.
Um bom software de contabilidade facilitará o planejamento, a previsão, o gráfico e o controle do dinheiro da sua empresa. Mas mesmo com esse suporte, só você pode orientar seus negócios na direção certa.
Isenção de responsabilidade: a Xero não fornece consultoria contábil, fiscal, comercial ou jurídica. Este guia é apenas para fins informativos. Você deve consultar seu próprio consultor profissional para obter conselhos diretamente relacionados ao seu negócio antes de agir sobre qualquer coisa fornecida.