Ferramentas e aplicativos para deixar seu negócio mais eficiente

Independentemente do tamanho ou da área de atuação, toda empresa tem uma rotina cheia de tarefas, umas simples, outras mais complicadas. E, conforme o negócio cresce, os processos ficam mais complexos e manter a eficiência passa a ser um desafio. Quem assume a gestão pela primeira vez costuma ter de cuidar ao mesmo tempo de pessoas, finanças, marketing, operações e muito mais, e o caminho mais comum para organizar tudo isso é a boa e velha planilha.

As planilhas têm seu valor e, dependendo do uso, continuam sendo uma boa solução. Ainda assim, serviços e aplicativos online podem trazer mais automação, padronização, agilidade e praticidade a diversos processos do dia a dia. Com essas tarefas mais bem resolvidas, sobra tempo para o que realmente importa. Veja a seguir ferramentas que podem facilitar a rotina de donos de negócio, gestores e equipes.

Organização, arquivos e agenda

Armazenamento na nuvem: Google Drive e Dropbox

Reunir as informações de uma empresa exige espaço, e guardar os arquivos na nuvem, ou seja, em servidores online, oferece mais do que capacidade extra. Os documentos deixam de ocupar a memória do celular e do computador e podem ser acessados de qualquer aparelho, o que reduz o risco de perdê-los de vez caso um equipamento seja perdido, roubado ou estrague sem conserto.

O Google Drive tem diferentes opções de capacidade e permite personalizar o compartilhamento, editar arquivos com outras pessoas ao mesmo tempo e sincronizar pastas com o computador. Assim, dá para trabalhar nos arquivos usando os programas instalados na máquina e até sem conexão com a internet. O Dropbox segue a mesma linha: permite compartilhar pastas com outros usuários, comentar nos arquivos compartilhados e editar online documentos de Word, Excel e PowerPoint.

Planilhas Google

As empresas geram um grande volume de dados, e as planilhas são uma ótima forma de organizar, classificar e analisar os números da administração. Bem usadas, elas ajudam a tirar conclusões importantes, agilizar processos e compartilhar conhecimento dentro da equipe. O problema é que nem sempre é fácil aproveitar todo o potencial dos programas tradicionais.

O Planilhas Google tem uma proposta mais simples, com uma barra de ferramentas enxuta que facilita a edição. Como um editor de planilhas convencional, ele oferece funções, gráficos e complementos para deixar o trabalho mais funcional e com melhor apresentação. E o compartilhamento é bem mais prático: vários colaboradores podem consultar ou editar o mesmo arquivo ao mesmo tempo.

Google Agenda

A agenda do Google (Google Calendar) permite reunir os compromissos de trabalho e os pessoais em um só lugar. Como é possível incluir outras pessoas nos eventos marcados, ela ajuda a garantir que todos na empresa fiquem sabendo das reuniões e dos demais compromissos e não se esqueçam deles.

Google Keep para notas e lembretes

Listas de tarefas e lembretes adesivos são sempre úteis, mas ficam ainda melhores quando estão reunidos em um só lugar, ao seu alcance mesmo fora do escritório. Começou uma lista de compras no notebook e quer incluir itens quando já estiver na rua? Precisa guardar o cartão de visita de alguém sem que ele se perca na galeria do celular? Está sem tempo para digitar? O Google Keep foi pensado para situações assim.

O aplicativo permite criar notas de texto, salvar links, montar listas com caixas de seleção e registrar imagens e áudios, que podem ser transcritos. Também dá para adicionar lembretes e mudar a cor das notas para organizá-las melhor. As anotações podem ser compartilhadas com outras pessoas, o que facilita o acompanhamento de tarefas em conjunto. Como funciona em diferentes plataformas, o Keep deixa suas notas acessíveis a qualquer momento, e quem usa Android pode até colocar um widget na tela inicial para ter tudo à mão.

Trello para organizar tarefas

O Trello foi pensado inicialmente para a gestão de projetos, mas se adapta com facilidade às demandas de cada empresa. As anotações recebem o nome de cartões e ficam distribuídas em quadros, que podem ser criados por tema, projeto, equipe ou setor. Dentro de cada quadro, é possível montar listas que representam a etapa ou a situação de cada cartão, e cada cartão pode reunir título, descrição, prazo, checklist, etiquetas, anexos e comentários da equipe envolvida.

Dá para criar um quadro para cada setor e convidar apenas quem participa daquela atividade ou tem interesse nela, e todos os envolvidos acompanham o andamento das tarefas. Um departamento financeiro, por exemplo, pode criar um quadro de compras em que cada lista corresponde a uma etapa: pedido recebido, pagamento aprovado, envio e entrega. Conforme o processo avança, os cartões com os detalhes de cada compra vão sendo movidos de uma lista para outra.

Formulários e pesquisas

Google Forms

Em muitos momentos, o gestor precisa coletar dados de várias pessoas, como as informações cadastrais dos funcionários, ou ouvir a opinião da equipe sobre temas importantes. O Google Forms é uma solução prática para criar pesquisas simples e bem montadas.

O editor permite dividir o formulário em seções e definir regras para pular etapas de acordo com a resposta dada. Além das respostas em texto, há vários outros formatos de pergunta, como múltipla escolha, caixas de seleção, lista suspensa, escala linear, data e hora e envio de arquivos. Também é possível configurar validações para que as respostas sigam um formato específico, inserir imagens e vídeos nas seções e personalizar as cores do tema. O formulário pode até virar um questionário avaliativo, com pontuação para cada pergunta e a opção de liberar a nota logo após o envio ou depois de uma revisão manual.

Typeform

Quer algo mais criativo e dinâmico? Essa é a proposta do Typeform. A plataforma é bastante personalizável e permite criar formulários de contato, questionários sobre a marca, pesquisas de satisfação, fichas de inscrição, pedidos, testes, pesquisas de opinião e muito mais.

O editor reúne, em áreas separadas, tudo o que é preciso para montar o formulário: a criação das perguntas, com vários tipos de resposta e regras que deixam o formulário mais inteligente; o design, com cores, fontes e imagens de fundo; as configurações gerais, como integrações, avisos de novas respostas, barra de progresso e mensagens personalizadas; o compartilhamento, por link direto, incorporação em sites, e-mail ou aplicativos de mensagens; e a análise dos resultados, com relatórios das respostas recebidas.

Um dos diferenciais é a criação automática de atalhos de teclado para as opções de resposta, de modo que a pessoa não precisa tirar as mãos do teclado para usar o mouse. Além disso, a transição rápida entre as perguntas torna o preenchimento mais prático e ajuda a evitar que os participantes abandonem o formulário no meio do caminho.

O Typeform também pode agilizar o recebimento de pedidos. Em vez de uma conversa pelo WhatsApp, que às vezes demora para ser respondida, você envia ao cliente um formulário com uma série de perguntas e entende de uma vez só o que ele precisa, o que torna o atendimento mais rápido e eficiente.

Comunicação com a equipe e com os clientes

Slack

As mensagens instantâneas estão cada vez mais presentes no nosso dia a dia, e isso não vale só para a vida pessoal: elas também ganharam espaço no ambiente corporativo. Mesmo que a gente viva conectado ao aplicativo de mensagens do celular, faz sentido ter uma ferramenta dedicada ao trabalho. O Slack foi criado justamente para tornar a comunicação nas empresas mais eficiente, organizando as conversas por equipes, áreas ou filiais.

Além de permitir conversas entre todas as pessoas da empresa, a ferramenta possibilita criar, dentro de cada equipe, canais diferentes para cada finalidade. Com uma única conta, você acompanha todos os espaços de trabalho de que participa. Outro ponto interessante são as integrações: aplicativos e serviços externos podem ser conectados ao Slack e acionados por comandos ou bots, o que ajuda a ganhar ainda mais produtividade.

Videochamadas e reuniões online

Com o avanço da tecnologia, as ligações telefônicas deixaram de ser a forma mais eficiente de manter as equipes alinhadas. Reuniões em que as pessoas podem se ver ajudam a evitar mal-entendidos, principalmente em empresas com profissionais trabalhando a distância. As ferramentas de videoconferência permitem trocar mensagens e fazer chamadas de áudio e vídeo com pessoas de qualquer parte do mundo.

Durante uma chamada, é possível incluir vários participantes, e muitas dessas ferramentas destacam automaticamente quem está falando. Os participantes também podem desativar o microfone, desligar a câmera e até compartilhar a tela para mostrar outros aplicativos ou apresentações.

WhatsApp Business

Por mais que existam outras ferramentas, é inevitável que parte do contato com clientes e fornecedores aconteça pelo WhatsApp. No caso de uma empresa, o ideal é usar o WhatsApp Business, que ajuda a manter o profissionalismo e a separar a vida pessoal do trabalho.

Finanças, faturamento e controle de horas

Resource Guru

Gerenciar equipes de projeto e controlar o tempo de trabalho pode virar uma bagunça sem organização. Se você depende de relatórios por e-mail, anotações, mensagens ou da própria memória, reunir as horas trabalhadas de todo mundo se torna uma tarefa pesada. As planilhas ajudam, mas o processo pode ficar repetitivo e demorado. O Resource Guru foi criado para gerenciar recursos da empresa, como equipamentos, salas, projetos e clientes, mas seu ponto forte é a gestão de pessoas e o controle de horas.

Com ele, os próprios membros da equipe registram na plataforma o tempo dedicado a cada atividade, e o gestor fica apenas com a tarefa de conferir os lançamentos, algo que os filtros disponíveis também facilitam. A ferramenta tem uma área para projetos, outra para clientes, aos quais os projetos podem ser vinculados, e outra para recursos, que podem ser pessoas, salas, linhas de teleconferência e assim por diante. É possível distribuir o tempo de trabalho entre um ou vários projetos, indicar se as horas serão cobradas ou não, registrar folgas e muito mais. Na área de relatórios, gestores e responsáveis pelo financeiro consultam os resultados de diferentes períodos e os filtram conforme a necessidade.

Hiveage para emitir faturas

Cobrar clientes envolve muito mais do que emitir uma fatura. Se você cuida do financeiro de uma empresa e vive se perdendo em arquivos de planilha, o Hiveage pode ajudar. O serviço automatiza a criação, a duplicação, o envio e o acompanhamento de faturas com aparência profissional. Também permite gerenciar o cadastro de clientes, integrar meios de pagamento, acessar relatórios financeiros, enviar orçamentos, configurar cobranças recorrentes e de assinaturas, gerenciar equipes e acompanhar o registro de horas.

FreshBooks para a contabilidade na nuvem

O FreshBooks é um software de contabilidade na nuvem bastante completo, com ferramentas de faturamento, controle de despesas e de horas da equipe, gestão de projetos, orçamentos, integração de pagamentos, relatórios e mais. Na parte de gestão de projetos, funcionários, prestadores de serviço e clientes podem ser incluídos nas equipes para discutir e tomar decisões em conjunto. Na área de cobrança, é possível criar faturas com aparência profissional de forma rápida. Com o aplicativo para celular, você acompanha o trabalho e mantém contato com os clientes de qualquer lugar.

Antes de adotar qualquer ferramenta de faturamento, vale conversar com seu contador para confirmar se ela atende às obrigações fiscais da sua empresa.

Aplicativos para controlar despesas

O Toshl Finance foi pensado para as finanças pessoais, mas a versão gratuita pode ser adaptada para uma empresa. Nele, é possível reunir contas bancárias, cartões de crédito e despesas em um só lugar, além de importar arquivos em diferentes formatos, como csv, ofx, qfx, tsv, tab, xls e txt.

Outra opção é o ExpensePoint, que ajuda a organizar as despesas e permite digitalizar os recibos e guardá-los no próprio aplicativo. Também há aplicativos voltados a organizar o pagamento de fornecedores, as despesas da empresa e os demais gastos ligados ao caixa do negócio.

Vendas, estoque e pedidos

Controle de Vendas Venda Fácil

Para quem é dono de um comércio de produtos, o Controle de Vendas Venda Fácil permite fazer a gestão de vendas, estoque, produtos e finanças. A ferramenta também dispara e-mails em massa, que podem ser usados para publicidade e anúncio de promoções, por exemplo.

Programa Consumer

Para bares, restaurantes e lanchonetes, o Programa Consumer é um aplicativo de anotação de pedidos que ajuda a agilizar e organizar o atendimento. Ele pode ser usado no tablet ou no celular e funciona assim: o atendente envia o pedido pelo aplicativo, e ele é impresso na cozinha por uma impressora conectada à internet via Wi-Fi.

Recrutamento e seleção

O processo seletivo envolve um grande volume de informações, como inscrições, currículos e etapas de avaliação, e muitas vezes exige a participação de mais de uma pessoa. Organizar tudo em planilhas e usar o e-mail comum para falar com candidatos e com os demais participantes pode virar um pesadelo para quem está contratando. Por isso, muitas empresas recorrem a plataformas de recrutamento, que reúnem em um só lugar as ferramentas necessárias para conduzir a seleção do início ao fim.

Nesse tipo de sistema, o painel principal costuma mostrar as vagas abertas e permitir a criação de novas. Como é possível definir níveis de permissão diferentes para cada usuário, cada pessoa pode ver apenas as vagas sob sua responsabilidade. Dentro de uma vaga, dá para consultar os detalhes das inscrições, gerenciar candidatos, definir as etapas do processo e designar os responsáveis. Os candidatos avançam passo a passo, da análise do currículo ao agendamento e à avaliação das entrevistas, em um fluxo que pode ser adaptado às necessidades da empresa.

Muitas dessas plataformas também permitem criar modelos de e-mail, compartilhá-los com outros usuários e enviá-los para vários candidatos de uma vez, além de oferecer relatórios sobre a origem dos candidatos, o desempenho dos entrevistadores, a velocidade de avanço entre as etapas e o tempo total até a contratação.

Se você ainda está tirando a empresa do papel, veja também o passo a passo de como abrir um negócio.