Fluxo de caixa e gestão financeira: dicas para seu negócio

Os primeiros anos de um negócio são decisivos para o sucesso no longo prazo, com muitos desafios a superar e lições a aprender. Problemas de fluxo de caixa e má gestão financeira estão entre as principais razões para o fechamento de empresas em estágio inicial: algumas planejam mal, outras definem metas altas ou baixas demais, não acompanham os custos ou não cobram o que têm a receber.

Na correria do dia a dia, com tantas atividades para controlar, alguns cuidados com as finanças acabam passando batido. Conhecer essas armadilhas ajuda a aumentar as chances de sucesso, controlar os gastos e fazer o negócio crescer sem assumir riscos financeiros desnecessários. Veja as dicas a seguir.

Entenda a diferença entre faturamento e lucro

Um primeiro passo para cuidar bem das finanças de um negócio é ter clara a diferença entre faturamento e lucro. O faturamento é, de forma resumida, o valor que a empresa faturou ao longo de determinado período. É com base nesse número que, em geral, se calcula quanto a empresa vai pagar de impostos.

O lucro, por sua vez, divide-se em bruto e líquido. O lucro bruto é o faturamento menos os custos variáveis. Já o lucro líquido é o que sobra depois de subtrair do faturamento os custos fixos e os variáveis.

Ter esses três números na ponta do lápis mostra quanto dinheiro está entrando, se há prejuízos e onde estão, e como anda a saúde financeira da empresa, além de ajudar a projetar o crescimento do negócio.

Use o planejamento financeiro e faça previsões

Ter um plano financeiro ajuda a acompanhar o dinheiro que entra e que sai da empresa. Um modelo possível é dividir a receita assim:

50% para as despesas da operação, como folha de pagamento e suprimentos;
30% para estruturar o negócio, como a compra de novos equipamentos ou contratações;
20% para o desenvolvimento de novos produtos e serviços.

Cada empresa tem uma realidade, por isso converse com seu contador para descobrir a divisão que faz mais sentido para o seu caso.

E as coisas vão mudar. Quando isso acontecer, o plano financeiro também deve mudar. Faça previsões simples para pelo menos os seis meses seguintes, estimando de forma realista quanto vai vender e quanto vai gastar. Compare esses números com o plano e veja se ele ainda se sustenta. Se não, ajuste.

Seja ambicioso, mas realista

Ambição e entusiasmo são características importantes de quem empreende ou administra uma empresa, mas a capacidade de tomar decisões financeiras racionais, com base em fatos, também é. Quando você abre o próprio negócio, a liberdade para decidir pode ser empolgante: sem um chefe, você toma as decisões financeiras que quiser. Algumas serão boas; outras, não.

Como em qualquer área da vida, aprender a administrar um negócio envolve experimentar, acertar e errar de vez em quando. Os erros aparecem em praticamente toda biografia de empreendedor de sucesso, mas quem se dá bem costuma ter duas coisas em comum: aprende com os próprios erros e comete erros pequenos o bastante para conseguir se recuperar financeiramente.

Poucas empresas ficam grandes da noite para o dia: elas crescem aos poucos e enfrentam contratempos pelo caminho. Correr riscos de vez em quando faz parte de um bom negócio; correr riscos desnecessariamente grandes, não.

Acompanhe o fluxo de caixa todos os dias

Pode parecer uma dica óbvia, mas, na correria do dia a dia, não é difícil esquecer de acompanhar o caixa da empresa. Monitorar diariamente o que entra e o que sai permite perceber quando algo não vai bem ou precisa mudar, evitar gastos desnecessários, identificar oportunidades de crescimento e ter dados para avaliar os resultados do negócio.

Sem uma análise rigorosa do caixa, e portanto sem uma noção concreta do dinheiro que entra e sai e sem os ajustes necessários, o risco é chegar ao fim do dia, da semana ou do mês com as contas no vermelho, o que coloca em risco a sobrevivência da empresa.

Coloque o fluxo de caixa em um gráfico

Um bom sistema de gestão financeira mostra as entradas (vendas de produtos ou serviços) e as saídas (contas a pagar) do negócio e permite mudar o período analisado e outras variáveis, para que você veja de fato o que está acontecendo. Observando esses gráficos ao longo de semanas e meses, você entende como o dinheiro circula na empresa.

Para ter lucro, é preciso entrar mais dinheiro do que sai, mas o que importa é o tamanho dessa diferença, que muda com o tempo: poucas empresas são lucrativas todos os dias, e alguns meses ou semanas serão melhores do que outros. A diferença entre receitas e despesas costuma ser pequena? O saldo às vezes fica negativo? Nesses períodos, a empresa pode estar correndo o risco de ter problemas de caixa. Descubra o que causa o aperto naquele momento específico e reorganize o que for preciso para evitá-lo.

Faça pequenos ajustes no fluxo de caixa

Sempre que possível, tenha uma reserva suficiente para manter o negócio por três a seis meses. Assim, um ou dois meses difíceis não afetam tanto a empresa. E, se o caixa aperta em certas épocas do mês ou do ano, não entre em pânico: dá para melhorar sem grandes mudanças. Por exemplo:

Negocie com os fornecedores datas de pagamento que combinem melhor com as datas em que você recebe;
Reduza em um ou dois dias o prazo de pagamento das suas cobranças, para incentivar os clientes a pagar mais rápido;
Lembre-se de que o estoque parado no depósito ocupa espaço e prende dinheiro;
Construa um bom histórico de crédito para a empresa, para conseguir dinheiro de curto prazo se precisar.

Administre as dívidas da empresa

Dívidas fazem parte da vida de muitas empresas, seja um financiamento inicial, um empréstimo para comprar equipamentos ou o financiamento de um imóvel comercial. Poucas empresas vivem totalmente sem dívidas. Pegar dinheiro emprestado faz sentido quando o custo do empréstimo é menor do que o retorno que a empresa obtém usando esse dinheiro.

Preste atenção especial ao custo dos empréstimos, principalmente os de taxa variável, que podem mudar por vários motivos, alguns deles escondidos nas letras miúdas do contrato.

Reavalie as dívidas regularmente: analise os custos de pagamento, veja se a situação da empresa mudou e decida se é hora de reduzir ou ampliar o endividamento. Não deixe de pesquisar e pergunte ao seu contador se há uma forma melhor de conseguir crédito. Levar a dívida para outra instituição às vezes gera uma boa economia.

Revise as despesas e os relatórios com frequência

É importante ficar de olho nas despesas do negócio. Um bom sistema financeiro permite gerar rapidamente relatórios úteis, como:

Demonstração de resultados: mostra as receitas, as despesas e o lucro da empresa ao longo do tempo;
Balanço patrimonial: mostra os ativos, os passivos e o patrimônio líquido;
Demonstração do fluxo de caixa: mostra o dinheiro que entra e sai do negócio;
Contas a pagar e a receber: mostram quanto a empresa deve e quanto tem para receber;
Relatório de depreciação: detalha o valor dos bens da empresa.

Acompanhe também a folha de pagamento, mesmo que parte dela seja terceirizada: em uma empresa em crescimento, ela costuma ser mais complicada do que o esperado. Revise esses números regularmente, de preferência com a ajuda de um contador ou consultor financeiro, que pode servir de conselheiro nas decisões.

Separe as finanças pessoais das finanças da empresa

Misturar as finanças pessoais com as da empresa é um erro comum, especialmente entre micro e pequenos empreendedores, e pode ter consequências bem negativas. Em momentos de aperto, o empresário pode se sentir tentado a tirar dinheiro do caixa para pagar despesas pessoais, já que esse dinheiro está ali, à mão. Se a empresa ainda não tem faturamento e lucro estáveis, a quantia retirada pode fazer falta para sustentar o negócio.

O ideal é manter tudo bem separado: despesas, contas bancárias, cartões de crédito e extratos. Usar conta e cartão exclusivos para as despesas do negócio também facilita acompanhar os custos da empresa e organizar a parte tributária.

Além disso, defina um salário fixo para você, o chamado pró-labore, de modo que consiga se sustentar sem mexer no caixa, e faça reservas nos momentos mais prósperos para lidar com imprevistos ou emergências no futuro sem precisar tirar dinheiro do negócio.

Cinco perguntas antes de disputar um grande contrato

Não tente correr antes de aprender a andar. Se o negócio vai bem e surge a chance de disputar um grande contrato, pare e pense antes. Pode ser tentador buscar o prestígio de um cliente de peso, mas talvez essa não seja a melhor escolha para você agora. Faça a si mesmo algumas perguntas:

Se eu ganhar, tenho pessoal para executar o contrato? Se não, vou contratar novos funcionários ou terceirizar?
Tenho dinheiro para comprar os equipamentos novos que forem necessários?
Como o novo contrato vai afetar os meus clientes atuais? Vou conseguir continuar atendendo todos bem?
O que acontece quando o contrato terminar ou se ele for encerrado antes do previsto?
E se o novo cliente demorar muito para pagar?

Às vezes, é melhor conquistar vários clientes menores do que depender de um ou dois grandes. Assim, o fluxo de caixa fica mais previsível, e o fim repentino de um contrato ou um atraso no pagamento dificilmente vai desestabilizar o negócio.

Conheça o custo real do dinheiro

O dinheiro que a empresa recebe é valioso, mas o que ela gasta também. Alguns cuidados fazem diferença:

Pague as contas em dia para evitar juros e não prejudicar o histórico de crédito da empresa;
Avalie os prós e contras de cada forma de pagamento que você aceita, como dinheiro, cartão de crédito e carteiras digitais: as tarifas reduzem a sua margem de lucro, mas a conveniência facilita para o cliente pagar;
Pesquise os custos de comprar ou alugar equipamentos, porque pode haver gastos escondidos com manutenção ou danos, além de efeitos diferentes nos impostos;
Informe-se sobre a legislação tributária, as exigências de seguro e as opções de previdência, para evitar gastos desnecessários;
Para reduzir pagamentos em dinheiro, considere a permuta, isto é, a troca de produtos ou serviços com outras empresas, mas verifique com o contador como ela deve ser tributada.

Um bom sistema financeiro detalha as movimentações para que você veja quanto custa, de fato, cada recebimento e cada pagamento da empresa.

Ajuste a margem e acerte o preço

Quanto lucro dá cada produto ou serviço que você vende? No setor de serviços, isso pode ser difícil de medir, a menos que você use profissionais terceirizados para fazer o trabalho. No varejo, costuma ser mais simples. Muita gente aplica uma margem de 50% sobre o custo: compra um item por R$ 20 e o vende por R$ 30.

Esse método atrai pela simplicidade, mas geralmente há opções melhores. Entender quanto os seus clientes são sensíveis ao preço, o que os economistas chamam de elasticidade-preço, ajuda a precificar com mais precisão.

Imagine que você venda um item por R$ 50 e saiam 80 unidades por semana. Se cada um custou R$ 20, são R$ 4.000 de faturamento e R$ 2.400 de margem, o que parece muito bom. Mas, se o preço fosse R$ 30, você venderia 300 unidades? E, se fosse R$ 60, venderia 70? Nesses dois cenários hipotéticos, a margem total subiria para R$ 3.000 e R$ 2.800, respectivamente.

Não há uma resposta fácil. Tudo depende de quanto o cliente precisa do produto, da localização e da visibilidade do negócio, da eficácia do marketing e da política de preços da concorrência. O caminho é testar: experimente preços diferentes por uma ou duas semanas, acompanhe quanto vende em cada faixa e compare receitas e lucros no sistema financeiro. Leve em conta as variações sazonais, as despesas gerais e outros fatores. Com alguns ajustes, você encontra o preço que gera o melhor resultado com os itens que vende.

Cobre o que devem a você

Receber em dia é tão importante quanto vender, para não deixar dinheiro na mesa. Use o sistema financeiro para gerar um relatório de contas a receber e ver quem deve mais e há mais tempo. Depois, cobre com educação e insistência até receber. Deixe claros as condições de pagamento e os vencimentos nas cobranças, para evitar qualquer confusão.

Se houver muitas faturas em aberto, uma alternativa é recorrer a uma empresa de factoring ou à antecipação de recebíveis: ela compra os valores que você tem a receber, com desconto, e paga em um prazo definido. Isso pode custar uma parte significativa do total, e algumas empresas não assumem o risco de calote dos clientes. Em certos casos, porém, essa opção ajuda a estabilizar o fluxo de caixa.

Planeje a expansão com cuidado

Que empreendedor não sonha em expandir o negócio? Se a empresa vai bem, os produtos ou serviços estão se consolidando no mercado e você já identificou as oportunidades de crescimento, pode ser a hora de dar esse passo. Mas, para não sofrer com prejuízos lá na frente, é fundamental fazer tudo com planejamento.

Planeje a expansão de forma equilibrada, considerando não só os seus objetivos, mas também a realidade do negócio e o mínimo de dinheiro necessário para que a empresa continue de pé. Isso significa avaliar os custos com cuidado para não fazer gastos altos sem necessidade, como mudar para um espaço muito maior do que a empresa precisa ou contratar mais funcionários do que a demanda exige.

Coloque a gestão financeira no centro do negócio

Cuidar das finanças e do fluxo de caixa não pode ficar para depois: deve ser parte central da estratégia da empresa. Para ter sucesso, é preciso entender bem os números que movem o negócio. Esse conhecimento mantém a empresa funcionando e, no devido tempo, ajuda a fazê-la crescer.

Um bom sistema financeiro facilita o planejamento, as previsões, os gráficos e o controle do dinheiro da empresa, e um contador pode orientar as decisões específicas do seu caso. Mas, mesmo com esse apoio, só você pode conduzir o negócio na direção certa. Se ainda está tirando a empresa do papel, veja também como abrir um negócio em 11 passos.